Na školeních se začaly často opakovat dotazy, jak je možné nastavit Office aplikace tak, aby se při spuštění místo klasických prázdných dokumentů automaticky načítaly kupříkladu firemní šablony. Hlavními výhodami je určitě nastavení vlastních formátů, barevných schémat, ale i jiných vlastností dokumentů – počtu listů v Excelu nebo ukázkových slajdů pro PowerPoint.

MS Excel

Pro sešit Excelu vytvoříme šablonu s požadovanými vlastnostmi, může se jednat o vytvoření nového souboru, nebo otevření nějakého stávajícího. Zejména zde bude nastavení barev, písma (velikost, typ), počtu listů ve výchozím souboru, ale mohlo by zde být i nastavení firemního záhlaví a zápatí, tiskových okrajů apod.

Poté v dialogovém okně Uložit jako nastavíme typ souboru na Šablona aplikace Excel (Template) a je nezbytné:

• soubor pojmenovat Sešit (pro anglickou verzi Book)
• soubor uložit do: C:\Users\Jmeno_uzivatele\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

Při dalším spuštění Excelu se bude jako výchozí zobrazovat vaše šablona, automaticky pod jménem „Sešit1″ a násl.

MS PowerPoint

Připravíme šablonu PowerPoint prezentace. Nastavíme barvy, písma a předlohu (master) snímků. Poté v dialogovém okně Uložit jako nastavíme typ souboru jako Šablona aplikace PowerPoint a i zde je nutno:

• soubor pojmenovat jako Blank, je jedno, jestli máte anglickou nebo českou verzi
• osubor uložit do: C:\Users\Jmeno_uzivatele\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

MS Word

Připravíme šablonu dokumentu Word. Tady bude možná velká kreativita. Do šablon Word se dá nastavit záhlaví, zápatí, styly textů odstavců a písma, ale zároveň i styly obsahů, odrážek a číslování.

Poté v dialogovém okně Uložit jako nastavíme typ souboru jako Šablona aplikace Word a dále musíme:

• soubor pojmenovat jako Normal, je jedno, jestli máte anglickou nebo českou verzi
• osubor uložit do: C:\Users\Jmeno_uzivatele\AppData\Roaming\Microsoft\Templates